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Zeitmanagement: Wie man alle Termine schafft und trotzdem gesund bleibt.

Wie klappt es als Arbeitnehmer, nebenberuflicher Webworker, Skilehrer und Sportfreak alles unter einen Hut zu bekommen? „Wie schaffe ich alles im Zeitplan und bleibe dabei trotzdem gesund?“, diese Frage muss man sich dann stellen.

Die Wahrheit ist, mein Leben fühlt sich so an, als wäre ich dauerhaft beschäftigt. Es gibt immer etwas zu tun, zum Beispiel ein sehr zeitnaher Termin, oder aber die Frist für ein nebenberufliches Projekt, das wöchentliche Fitness- und Volleyballtraining, im Winter die Termine in der Skischule, aber natürlich auch Termine mit der Familie. Es ist nicht einfach das alles zeitlich zu planen und alles zu schaffen, es ist einfach anstrengend. Es ist einer der schwierigsten Dinge für mich, einen Zeitplan zu verwalten, wo alle diese Dinge untergebracht sind. Manchmal will man sich dann einfach nicht an diesen Plan halten und lieber mit Freunden etwas trinken gehen, ein Fußballspiel des FC Augsburg besuchen, usw. …, einfach alles was nichts mit Produktivität zu tun hat.

Um ein gewisses Ziel zu erreichen, sollte man aber an seinen Plänen festhalten. Es sollte keine Option sein, diese immer und immer wieder über den Haufen zu werfen, vielmehr sollte man diese Aktivitäten, welche nichts mit Produktivität zu tun haben, einfach mit in diesen Plan aufnehmen und eine gewisse Zeit dafür einplanen.

Wie heißt es so schön, Planung ist das halbe Leben.

Ich versuche immer alles zu schaffen, und meistens klappt das auch. Es gibt genug Zeit für alles, es ist nur eine Frage der Prioritäten, die ich den einzelnen Terminen gebe. Jeder Mensch bekommt die gleichen 24 Stunden an einem Tag, und die gleichen 7 Tage die Woche, was er aber daraus macht kann jeder für sich selbst bestimmen.

Nachfolgend meine fünf wichtigsten Möglichkeiten, mein Leben voller Termine zu managen:

1. Google Kalender

Im Kalender plane ich die verschiedenen Termine mit unterschiedlichen Farben, je nach Priorität und Art des Termins, das hilft mir die wichtigen Termine sofort herausfiltern zu können. Manchmal kann ich die genaue Zeitangabe der einzelnen Termine nicht einhalten, aber das macht soweit nichts, solange ich pro Tag grob weiß, was ich zu tun habe.
Diesen Blogeintrag habe ich zum Beispiel geschrieben, während ich eigentlich Fitnesstraining eingeplant hatte, aber ich hatte diese Woche schon ein Training, so dachte ich mir, ich kann es auch einmal ausfallen lassen.

2. Einen freien Tag die Woche einplanen

Ich halte mir zum Beispiel entweder den Samstag oder Sonntag frei. Es ist wichtig einen Tag in der Woche zu haben, wo man nicht nach Terminplan vorgeht, ein Tag an dem einfach nichts geplant ist. Das hilft mir zum Entspannen und um Kraft für die nächste Woche zu tanken. Es ist wichtig einen Tag für sich selbst zu haben!

3. Eine Aufgabenliste verwenden

Für meine Aufgaben als nebenberuflicher Webworker benutze ich Trello. Das Tool hilft mir Termine für diese Aufgaben zu setzen und diese auch zu priorisieren. Durch Checklisten bei den einzelnen Aufgaben sehe ich, wie weit ich bereits bin, und kann somit genauer planen, wie lange ich noch für etwas brauche.

4. Immer aktiv bleiben

Selbst wenn mein Kalender nicht jeden Tag komplett voll mit Aufgaben ist, dann ist es trotzdem wichtig aktiv zu bleiben. Es gibt nichts Schlimmeres wenn man am Abend noch Aufgaben vor sich hat, aber dazwischen einfach mal nichts macht. Wenn man nach so einer Ruhephase wieder aktiv werden muss, fällt einem das besonders schwer und außerdem laugt es einen viel schneller aus und es fehlt einem teilweise einfach die Energie, gewisse Dinge noch zu erledigen.

5. Versuche nicht alles auf einmal zu machen

Eine To-do-Liste mit 50 Aufgaben kann einen richtig erschlagen. Zwing dich deswegen nicht, alles an einem Tag durchzuarbeiten. Gönn dir einfach auch einen gewissen Spielraum für Pausen. Jeder Mensch macht auch Fehler, wir sind keine Roboter, und ohne Pausen machen wir nachgewiesen einfach mehr Fehler. Wir brauchen einfach eine gewisse Zeit um Dinge zu erledigen, an guten Tagen geht es schneller an schlechten Tagen dauert es eben länger. Man sollte sich nicht schlecht fühlen, wenn man mal eine Aufgabe nicht schafft und um einen oder zwei Tage verschieben muss. Genau so wenig sollte man sich schlecht fühlen, wenn man mal einen Termin absagen muss, weil man einfach eine Pause braucht.

Was ich mit diesem Beitrag sagen will ist, wenn ich das alles schaffe, kannst du das auch. Mache dir einfach einen Plan, vergib den Aufgaben eine Priorität, so schaffst du alles was du auch schaffen willst. Gönne dir aber auch einmal eine Pause. Nicht übertreiben! Kurz gesagt: Priorisiere, Plane und vergiss auch nicht, einfach mal nichts zu tun.

Nun bist du gefragt!

Kommentiere diesen Beitrag und nenn mir deine Erfahrungen zu diesem Thema.

Peter Gierak arbeitet als Teamleiter IT-Entwicklung bei Staudigl-Druck GmbH & Co. KG in Donauwörth. Nebenberuflich erstellt er mit seiner MEDUO Medienagentur Webseiten für kleinere Kunden.
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